L'autorisation de consultation de documents d'archives publiques avant l'expiration des délais peut être accordée aux personnes qui en font la demande dans la mesure où l'intérêt qui s'attache à la consultation de ces documents ne conduit pas à porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi a entendu protéger.
Toutes les rubriques du formulaire doivent être dûment renseignées, et particulièrement celles relatives aux motivations du demandeur et à son engagement de réserve. Vous devez ensuite transmettre le formulaire et les intercalaires aux Archives nationales d’outre-mer pour instruction de votre demande, soit par voie électronique à anom.aix@culture.gouv.fr, soit par voie postale à l’adresse ci-dessous :
Archives nationales d'outre-mer
29, chemin du moulin de Testas
CS 50062
13182 AIX-EN-PROVENCE Cedex 5
Une réponse vous sera apportée dans un délai de deux mois maximum.
Conformément à l'article L. 213-5 du Code du Patrimoine, tout refus de communication d'archives publiques doit être motivé. Si vous considérez que le refus qui vous est opposé n'est pas justifié ou si vous contestez les motifs, il vous est possible de saisir pour avis la Commission d'Accès aux Documents Administratifs (CADA), conformément aux dispositions de l'article 20 de la loi 78-753 du 17 juillet 1978.
Conseils
- Vous devez impérativement mentionner dans votre demande la cote du ou des articles que vous désirez consulter.
- Une demande de dérogation est strictement personnelle : si vous êtes plusieurs à souhaiter consulter les documents sur lesquels porte votre demande, chacun d'entre vous devra déposer une demande de dérogation séparée
- Quand vous déposez une demande de dérogation vous devez vous y prendre suffisamment à l'avance. Cependant une réponse à une demande de consultation par dérogation ne peut excéder deux mois à compter de l'enregistrement de la demande (art. L. 231-3 du Code du Patrimoine).
- Attendez la réponse avant de vous déplacer.
- Les dérogations aux délais de communicabilité des archives publiques, une fois accordées, ont un caractère permanent, sans limitation de durée.
- Les documents consultés par dérogation ne peuvent être reproduits que si la dérogation le prévoit.
Formulaire de demande de dérogation
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Pour en savoir plus
Les archives publiques sont librement communicables de plein droit, sauf cas énoncés dans le tableau ci-dessous :
| Informations concernant les personnes | Délais de communicabilité |
| Protection de la vie privée | 50 ans à compter de la date du document le plus récent du dossier |
| Documents portant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique | |
| Dossier de pupille | 50 ans à compter de la date du document le plus récent du dossier sauf si au moins un parent a demandé le secret de ses origines de son vivant et/ou après son décès. Dans ce cas, le dossier est incommunicable. |
| Dossier de naturalisation | |
| Etat civil | |
| Naissance et mariage | 75 ans ou 25 ans après le décès de la personne concernée par l'acte (preuve de décès à fournir) |
| Décès et table décennale | Immédiatement communicable |
| Minutes et répertoires des notaires | 75 ans ou 25 ans après le décès de la personne concernée par l'acte (preuve de décès à fournir) 100 ans pour les documents concernant les mineurs |
| Enregistrement et Hypothèques | 50 ans |
| Dossier de personnel | 50 ans à compter de la date du document le plus récent du dossier |
| Secret médical | 25 ans après le décès de la personne concernée si la date est connue (preuve de décès à fournir) 120 ans à partir de sa date de naissance si la date de décès n'est pas connue |
| Enquêtes de police judiciaire (y compris les expertises médico-légales) | 75 ans ou 25 ans après le décès de la personne concernée par l'acte (preuve de décès à fournir) 100 ans pour les documents concernant les mineurs et touchant à l'intimité de la vie sexuelle |
| Dossiers des juridictions (y compris les expertises médico-légales) | 75 ans (sauf documents concernant les mineurs et touchant à l'intimité de la vie sexuelle : 100 ans) 25 ans après le décès de toutes les personnes déclarées "intéressées" (preuves des décès à fournir) ; dans ce dernier cas, le délai est ramené à 50 ans pour protéger la vie privée des personnes simples témoins pouvant être citées dans le dossier de procédure |
| Informations d'ordre général | Délais de communicabilité |
| Statistiques sans informations nominatives (dont recensement agricole) | 25 ans à compter de la date la plus récente du dossier |
| Délibérations du gouvernement, relations extérieures, monnaie et crédit public, secret industriel et commercial, recherche des infractions fiscales et douanières | |
| Secret de la Défense nationale, intérêts fondamentaux de l'Etat en matière de politique extérieure, sûreté de l'Etat, sécurité publique | 50 ans à compter de la date la plus récente du dossier |
| Etablissements pénitentiaires : construction, équipement, fonctionnement | 50 ans après la fermeture des établissements |
| Dossiers portant sur les armes de destruction massive (conception, fabrication, utilisation, localisation) | Incommunicable |
Comment déposer votre demande ?
Avant de transmettre votre formulaire de demande au service compétent, assurez-vous qu’il soit complet.
- Vous avez indiqué vos coordonnées.
Avertissement. La demande est effectuée à titre individuel. En cas de réponse positive, seule la personne munie d’une autorisation à son nom pourra obtenir l’accès aux documents. - Vous avez donné les informations concernant la nature de votre recherche.
- Vous avez motivé votre demande et indiqué l’usage éventuel qu’il sera fait des documents.
- Vous avez indiqué si vous sollicitez ou non le droit de reproduire les documents.
Avertissement. L’autorisation de consulter les documents demandés ne vous donnera pas automatiquement le droit de les reproduire. L’autorisation de reproduction doit donc être explicitement demandée et motivée dans le formulaire. - Vous avez daté et signé l’engagement de réserve.
- Vous avez complété la fiche d’identification avec la référence, la description et les dates extrêmes des documents qui font l’objet de votre demande (document, dossier, article, etc.). Cette fiche peut être dupliquée autant de fois que nécessaire.
- Le cas échéant, vous avez joint tout document permettant d’appuyer votre demande (preuve de filiation, mandat, attestation du directeur de recherche, etc.).
Vous pouvez à tout moment solliciter l’appui du service pour qu’il vous aide à compléter votre demande.
Le traitement de votre demande
- La demande est transmise, pour avis préalable, au service qui a produit les documents.
- Elle est ensuite transmise, pour décision finale, au service interministériel des Archives de France ou, le cas échéant, aux Archives nationales ou aux Archives départementales.
- La décision vous est notifiée par courrier.
- En cas d’accord, il vous appartient de prendre contact avec le service qui conserve les documents pour y accéder, selon les modalités pratiques définies par ce service.
En cas de refus, même partiel, il vous est possible de saisir la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) dans un délai de deux mois à compter de la date à laquelle vous avez reçu la réponse :
Commission d’accès aux documents administratifs
TSA 50730
75334 PARIS CEDEX 07
ou cada@cada.fr
ou https://www.cada.fr/formulaire-de-saisine
À noter. Une absence de réponse à votre demande dans un délai de deux mois vaut refus tacite. Passé ce délai, il vous est alors possible de saisir la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) dans les mêmes conditions que celles qui sont énoncées ci-dessus. Vous pouvez toutefois contacter au préalable le service auprès duquel vous avez présenté votre demande pour connaître son état d’avancement.
Obligations de confidentialité
Comme le rappelle l’engagement de réserve que vous avez signé, toute divulgation d’un secret protégé par la loi contenu dans les documents dont vous avez obtenu l’accès est interdite et vous expose à des sanctions pénales et administratives.
Obligations en matière de protection de données à caractère personnel
Si vous souhaitez traiter des données à caractère personnel contenues dans les documents dont vous avez obtenu l’accès anticipé, vous êtes soumis au respect du droit en matière de protection des données à caractère personnel. Pour plus d’informations, voir le site de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Textes de référence
La procédure d’accès anticipé par dérogation à des archives publiques non librement communicables est prévue par les articles L. 212-10-1, L. 213-1 à L. 213-5 et R. 212-50-2 du code du patrimoine. Sa mise en œuvre est encadrée par la note d’information DGPA/SIAF/2021/007 du service interministériel des Archives de France, accessible sur le portail FranceArchives.